Project Manager

Job Description

Objetivos

O Project Manager lidera projetos de pesquisa e desenvolvimento (P&D) em áreas que tipicamente envolvem o desenvolvimento de software. O Project Manager age como:

• Organizador
• Facilitador
• Planejador
• Resolvedor de problemas
• Tomador de decisões
• Gestor de recursos
• Promover a visibilidade do projeto

Os objetivos do projeto e, às vezes, parte do plano de execução, são elaborados por um Coordenador de Projeto (um professor pesquisador da UFCG) em conjunto com um cliente (tipicamente uma empresa que contratou um projeto de P&D). Formalmente, em contrato, o projeto é conduzido pelo Coordenador de Projeto. Porém, como este é tipicamente um pesquisador, há necessidade de deixá-lo livre para realizar a pesquisa, de forma que o Project Manager assume, internamente, a gerência geral do projeto.

O papel do Project Manager é de elaborar um plano detalhado de atividades necessárias para atingir os objetivos do projeto. Isto é feito em consonância com um Technical Lead (tipicamente o Coordenador formal do projeto). O Project Manager cria o ambiente no qual o projeto será realizado e deve proteger este ambiente contra eventos e fatores que possam diminuir o progresso do projeto. Ele gerencia a execução do projeto através da previsão, planejamento, organização e controle dos recursos e tarefas do projeto. O Project Manager deve manter controle da execução do projeto. A situação corrente do projeto é avaliada e comparada com as promessas efetuadas e levando em consideração o ambiente, necessidades e requisitos futuros no sentido de assegurar benefício máximo do projeto para o cliente e outros stakeholders. Ele assegura o sucesso do projeto. Um projeto é considerado bem sucedido quando:

• O projeto satisfaz as necessidades do cliente
• O projeto terminou no tempo estipulado
• O projeto foi realizado utilizando um mínimo de recursos
• O projeto foi realizado sob controle ao longo de toda a duração do projeto (repeatability)
• O coordenador formal do projeto (tipicamente um professor) e líderes técnicos conseguiram se concentrar no seu trabalho técnico
• Caso haja módulo de software no projeto, este software:
  • Alcança ou ultrapassa a funcionalidade mínima desejada
  • É usável
  • É estável, consistente e confiável, isto é, apresenta um nível aceitável de defeitos
  • Satisfaz a outros requisitos técnicos de qualidade de software: manutenibilidade, eficiência, escalabilidade, clareza, extensibilidade

Contexto organizacional

O Project Manager realiza suas funções num ambiente de pesquisa associado à Universidade Federal de Campina Grande. Algumas das características importantes do contexto no qual o Project Manager opera são resumidas aqui:

• Projetos tipicamente envolvem pesquisa, com a característica inerente de incerteza com respeito à obtenção de resultados em momentos planejados. Artefatos (deliverables) típicos dos projetos incluem relatórios e artigos publicados.
• Projetos tipicamente envolvem o desenvolvimento de software. Artefatos (deliverables) típicos dos projetos incluem módulos de software.
• O staff alocado aos projetos consiste tipicamente de professores pesquisadores e alunos de graduação e pós-graduação. Portanto, é característica importante que a marioria do staff trabalha em tempo parcial, embora possa haver alguns (poucos) membros em tempo integral.
• Projetos são contratados por clientes, tipicamente associados a fundos de Ciência e Tecnologia. Os clientes são os major stakeholders do projeto e são guiados por leis específicas com relação a investimentos em P&D que devem ser de conhecimento do Project Manager.

Responsabilidades

Responsabilidades básicas

• Elaborar o plano de projeto
  • Estabelecer objetivos e definição de projetos claros
  • Definir atividades, recursos humanos, recursos materiais, cronograma
• Acompanhar a execução das atividades de acordo com o plano
  • Criar um ambiente adequado para a execução do projeto
  • Avaliar riscos e elaborar planos de mitigação de riscos
  • Manter o projeto no cronograma
  • Manter comunicação e cooperação entre pessoas relacionadas ao projeto
  • Assegurar que os membros da equipe saibam o que devem fazer e em que tempo
  • Assegurar que deliverables do projeto sejam produzidos, de acordo com o cronograma estabelecido
  • Assegurar que deliverables sejam produzidos com qualidade
  • Assegurar que recursos necessários estejam disponíveis em momentos adequados
  • Procurar novas fontes de recursos, incluindo outros projetos semelhantes, que aumentem os recursos disponíveis para o projeto
  • Gerir o uso eficiente de recursos (humanos, materiais)
  • Avaliar o desempenho dos membros da equipe e efetuar alterações quando necessário
  • Solucionar problemas que possam interferir com a execução do projeto
  • Assegurar que cada pessoa da equipe esteja livre para melhor desempenhar seu trabalho
• Relatar o progresso do projeto
  • Manter contato com stakeholders do projeto, fornecendo informação sobre o progresso do projeto (qualidade, status, tempo e custos)
• Assegurar a transferência efetiva de resultados e conhecimento para o cliente
  • Gerenciar as expectativas do cliente

Gerência de Integração

• Elaborar um plano de projeto
• Assegurar que o plano seja executado
• Manter controle de mudanças sobre o projeto

Gerência de Escopo

• Iniciar o projeto
• Definir o escopo do projeto (o que será feito)
• Dividir o projeto em sub-projetos
• Controlar mudanças de escopo

Gerência de Tempo

• Definir atividades (Work Breakdown Structure - WBS)
• Definir seqüências de atividades
• Estimar duração de atividades
• Criar um cronograma
• Controlar mudanças ao cronograma

Gerência de Custos

• Planejar a necessidade e uso de recursos
• Estimar o custo de recursos
• Controlar os custos

Gerência de Qualidade

• Determinar os padrões de qualidade e como satisfazê-los
• Avaliar o projeto na consecução dos padrões de qualidade
• Gerenciar oportunidades de melhorar a qualidade

Gerência de Recursos Humanos

• Planejamento organizacional
• Aquisição de staff (professores, alunos, profissionais)
• Identificação e organização de treinamento para melhoria de skills

Gerência de Comunicação

• Planejamento da comunicação
• Distribuição de informação
• Relatórios de desempenho de RH

Gerência de Riscos

• Identificação de riscos
• Avaliação de riscos
• Definição de respostas, incluindo planos de mitigação
• Controlar mudanças aos riscos

Gerência de Compras

• Planejamento de compras
• Identificação de fornecedores potenciais
• Obtenção de propostas
• Seleção de fornecedores
• Administração de contratos
  

Requisitos pessoais

Formação

• Diploma universitário de boa universidade em Engenharia ou Ciência da Computação (de preferência) ou outra área técnica relevante.

Experiência desejável

• Gerência de projetos de P&D pequenos e médios
• Gerência de projetos de desenvolvimento de software pequenos e médios
• Uso de ferramentas de gerência
• Gerência de RH
• Contatos com clientes

Habilidades gerais

• Conhecimento de Engenharia de Software
• Excelente habilidade de comunicação
• Skills de negociação
• Atitude positiva "Vamos fazer!"
• Deve ser muito organizado
• Motivação
• Gerência eficaz de tempo
• Acabativo
• Foco no cliente e na qualidade

Relacionamentos internos

O Project Manager deve manter relacionamento com várias pessoas internas:

• Coordenador de Projeto (formal)
• Technical leads envolvidos nos projetos (tipicamente professores da UFCG)
• Alunos envolvidos nos projetos
• Profissionais envolvidos nos projetos (normalmente engenheiros de software)
• Pessoal de apoio administrativo, financeiro e técnico

Relacionamentos externos

• Cliente do projeto ou outros stakeholders
• Fornecedores de hardware, software e outros recursos materiais

Observações

• O Project manager deve entender a diferença entre "fazer" e "fazer acontecer". O fato de ele ter responsabilidade por certas tarefas não significa que ele mesmo deva fazê-las. Por exemplo, ele deve elaborar um cronograma mas as estimativas de tempo são fornecidas pelos executores das tarefas. Ele deve fazer um WBS, mas este é tipicamente feito em conjunto com o Technical Lead
• Há uma estreita interação entre o Project Manager e duas pessoas fundamentais do projeto:
  • O Coordenador Formal do Projeto: esta pessoa é responsável, em contrato, pela execução do projeto e é, essencialmente, o Project Manager tal como visto externamente. Esta pessoa deve aprovar gastos e assinar relatórios, etc. Porém, como é tipicamente um pesquisador, deve ficar livre para fazer pesquisa. Portanto, o Project Manager deve se relacionar com esta pessoa de forma a satisfazer as exigências formais externas enquanto permite que ela realize seu trabalho de pesquisa.
  • Outros Technical Leads: Projetos podem ter mais do que um único Technical Lead. O Project Manager deve interagir com os Technical Leads pois muita informação necessária ao Project Manager tem um aspecto técnico e será obtida principalmente através de Technical Leads. Entretanto, deve-se evitar que Technical Leads acabem assumindo responsabilidades do Project manager.
  • Coach de desenvolvimento: Este é um Technical Lead especial cuja especialidade é a condução do desenvolvimento de software de acordo com um processo previamente acordado. Ele também será fonte de informação quanto a progresso, riscos, etc.
• Uma pessoa pode ser Project Manager para vários projetos.

Problema a resolver: a quem se reporta o Project Manager? Se for para o coordenador formal do projeto, ele pode ter mais de 1 boss, gerando conflitos. Quem avalia seu trabalho, etc.?