O acompanhamento de projeto diz respeito a manter o controle do projeto. O acompanhamento é feito através de reuniões semanais. O propósito principal das reuniões de acompanhamento é de identificar problemas potenciais antes que ocorram. Lembre da famosa frase de Fred Brooks: "Como um projeto atrasa 1 ano? ... Um dia de cada vez".
Portanto, o processo de acompanhamento deve:
O foco deve ficar em identificar e resolver problemas. A equipe de acompanhamento de projeto (EAP - um subconjunto dos envolvidos, ou todos se a equipe for pequena) deve fazer reuniões de acompanhamento para tratar das áreas descritas a seguir, na ordem apresentada.
Trata dos problemas prioritários. São aqueles problemas que podem impactar uma data prevista para um major milestone. O líder da EAP deve apresentar as áreas de alto risco logo no início da reunião, em ordem de efeito negativo provável e conduzir a discussão de soluções. Alguém deve ser alocado como dono deste problema e o problema deve ser acompanhado separadamente com data de início e data projetada para a remoção do problema de risco. Se um problema de alto risco permanecer na lista muito tempo, é sinal de que não está recebendo a atenção devida. Outros recursos da empresa devem ser mobilizados para remover o problema.
Em seguida na reunião, o cronograma de acompanhamento do projeto é mostrado a todos para fornecer uma ideia geral do progresso do projeto. Um mapa Gantt pode ser usado para este fim. O mapa deve mostrar os major milestones com datas previstas e realizadas. O líder da EAP deve decidir se ele apresentará dados atualizados para aquele dia ou deve informar para que data correspondem os dados. Quando a equipe for pequena, sugere-se tentar mostrar dados atualizados.
Em seguida na reunião, cada membro da EAP exibe o progresso na sua área através da sua checklist personalizada. Cada membro deve estar preparado para fornecer informações para substanciar o progresso. Essa informação pode ser % de código escrito, % de módulos testados, etc. Não adianta mentir para no final da atividade ficar patente que não está terminada. Lembre que o propósito das reuniões de acompanhamento é de identificar problemas antes que ocorram.
O líder da EAP deve encerrar a reunião indicando o risco de não cumprir as datas do próximo major milestone e a data de entrega do produto. O risco pode ser:
Semanalmente, de preferência no meio da semana para dar tempo de colher as informações mais atualizadas sobre o progresso do projeto e as áreas de alto risco. O início e o final da semana não são boas datas devido a fins de semana prolongados. A reunião de acompanhamento é sagrada. A reunião deve durar entre 1 e 2 horas.